Análisis y Diseños de Sistemas y Procedimientos

El análisis de sistemas hace referencia al proceso que se realiza al estudiar la situación de una organización con el fin de mejorar su funcionamiento, estableciendo así diferentes métodos y procedimientos adaptados a las necesidades de la misma, este labor debe ser otorgada a un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para así ahorrar, tiempo y esfuerzo del analista.

Este estudio consta de diferentes fases:

Planificación del estudio: Esta etapa va desde el momento el cual surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, esta fase incluye la solicitud del proyecto, que es la formalización para que los asesores externos o el departamento de sistemas y procedimientos empiece el trabajo constituyendo así las bases para la asignación de proyecto  los analistas con el objetivo de establecer con precisión, los fines, el alcance, el área,  los recursos y condiciones ambientales en donde se desarrollará el estudio.

Durante el desarrollo de esta fase se tomaran en cuenta los altos miembros del personal que tengan la potestad de decidir al momento de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo, como lo son los jefes del departamento involucrado en los procedimientos que se quieren modificar, o instalar; los gerentes cuando estas modificaciones y nuevas implementaciones estén dentro de los planes a mediano plazo en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran magnitud y a largo plazo, también se tomara en cuenta al jefe de sistemas y procedimientos ya que es al cual está dirigida la solicitud actuando como enlace entre el solicitante y el analista teniendo la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y así también suministrarle la orientación e información necesaria respecto a los objetivos, el alcance, los recursos, la disponibilidad de tiempo y el asesoramiento.

Luego de realizar la solicitud del proyecto se procede a la fase de asignación del proyecto la cual consiste en la delegación del estudio por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia. También se encuentra entre estas fases la planeación del proyecto que no es más que un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo; Este será indispensable para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo; además tiene que ser completo y detallado para no dejar escapar ningún aspectos o áreas importante.

El analista debe prepararse para realizar un  estudio muy detallado cuyo centro será el examen de manuales y gráficos de la organización, haciendo énfasis en el área del problema. Teniendo la planeación como objetivo principal asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.

Teniendo como primer paso determinar a quién beneficiarán los resultados del proyecto, cuál será el resultado final del proyecto y cuánto tiempo se necesitará para terminar el proyecto. El segundo paso sería obtener antecedentes, seguiría como tercer paso Elegir la oficina de la organización en el cual pueda hacerse con más propiedad. Y el último paso a seguir seria Preparar planes de prueba en secuencia cronológica, que se propongan seguir desde el principio al fin del proyecto y así el analista estará capacitado para emprender el estudio verdadero.

Otras de las fases del análisis de sistemas y procedimientos serian el estudio preliminar el cual está destinado a separar los factores del problema pero no propone soluciones para este es tan solo una acumulación de información de manera amplia y general, eliminando los detalles y esperando producir un informe que sea de orientación al tomar las decisiones acerca de si se recomienda o no desarrollar los procedimientos que llevaran a la solución del problema. Esto requiere de diferentes pasos a seguir para definir el problema, em primer lugar se tendrá  realizar un estudio para conocer la opinión de la persona que solicitó el estudio, se conversa con las personas que ocupan los puestos importantes, se establece quien va a coordinar la investigación, se concluye si es un problema, causa o consecuencia, y por último el analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez fue recolectada toda la información importante se define el problema, y el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y su causa. Se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposición de equipos, de procedimientos u otros.

La fase siguiente seria redefinición del proyecto en esta se definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener, están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados. Es de suma importancia especificar la magnitud del problema, los costos, sus procedimientos, equipos y personal a usar, también se deberán limitar el alcance del estudio al área que se quiere investigar y presentarse en gerencia para ser aprobado o rechazado.

El analista debe definir los factores positivos y negativos que podrían influir en el objetivo, partiendo de que primero debe poseer un amplio panorama acerca de los factores positivos y negativos, segundo distinguir los factores cuantitativos de la apreciación, tercero determinar los factores disponibles de lo que no está  a su alcance y desarrollará estrategias adecuadas para alcanzarlos, cuarto seleccionar factores estratégicos, quinto trazar cursos alternativos de acción para resolver situaciones imprevistas, y por último prestar especial atención al planteamiento de los objetivos esperados.

La última fase seria el análisis de la situación actual en donde se recopila, registra y analiza la información para reconocer la situación actual de los sistemas y así establecer las bases de los nuevos, esta fase se divide en tres etapas la recopilación de información, el registro y el análisis de la misma.

La recopilación de la información debe ser precisa y veraz sobre la forma en que opera actualmente el área de trabajo que se está estudiando, para así poder buscar una solución, y para ellos es muy importante aplicar las técnicas de forma adecuadas.

El analista cuenta con métodos especiales para recopilar dicha información entre ellos están; la observación que consiste en la aplicación de los sentidos, las encuestas que permite la obtención de información de las personas que trabajan en las áreas involucradas en el problema entre los cuales están los cuestionarios que presenta una serie de preguntas que debe contestar la persona encuestada y las entrevistas que requieren que el analista posea una actitud intensa de observación, no solo de palabras, que implique la percepción de gestos y ademanes del entrevistado, y las listas de tareas siendo estas formas especiales entregadas al personal involucrado en el área del problema y relacionarlo con las tareas que ejecutan en orden de frecuencia, por lapsos de tiempos determinados.

Una vez reunida toda la información se procede al registro de datos de manera clara y sistemática, utilizando cuadros, tablas o cualquier instrumento que ordene y asiente los datos recopilados. Es muy importante presentar la información ordenada ya que es una regla general al realizar los registros, debe realizarse con la mayor claridad posible, de manera que cualquier persona pueda entenderlos y utilizando instrumentos adecuados; y cuyas herramientas más importantes son los organigramas de puestos, ya que son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de oficina, las tabla de distribución las cuales permite registrar la participación de cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades y por último la hoja de análisis de procedimientos, esta Facilita el análisis del flujo de documentos y su relación con otros procedimientos.

El análisis de la información es la fase que permite analizar los hechos en función de objetivos terminales, los pasos más importantes; y los factores externos que los afectan, es el momento en el que el analista separa lo que debe ser de lo que es y lo esencial de aquello que no lo es en esta fase se analiza; el ¿qué se hace? en donde se cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos, el ¿quién lo hace? que comprende el estudio de las unidades, las actitudes y aptitudes de los individuos que realizan el trabajo, así como las relaciones laborales que mantienen entre ellos y la organización, el ¿cómo se hace? que incluye el estudio de los métodos y las técnicas aplicadas para realizar el trabajo, los instrumentos y equipos utilizados, el ¿cuándo se hace? que analiza  la secuencia de pasos, horarios y tiempos requeridos para alcanzar los resultados, el ¿dónde se hace? que verifican la ubicación geográfica y los domicilios de las oficinas, su funcionalidad, la distribución del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones en las operaciones y tareas del personal, el ¿por qué se hace? que intenta justificar la existencia del trabajo, sus fines y determinar su continuidad.

Todos estos cuestionamientos conducen a determinar qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué se hacen las cosas y suministran una idea del volumen de operaciones, la flexibilidad de los procedimientos, la calidad de la información, si permiten que se cumplan los objetivos a un costo razonable, si verifica el cumplimiento de los principios fundamentales de control interno, si son claros, eficientes o si por el contrario requieren mejoras.

El objetivo principal de esta etapa es analizar la información para detectar posibles fallas del sistema; este análisis se realiza mediante diferentes métodos entre ellos están los diagrama de flujo de procedimientos, que facilita la interpretación de los pasos de un procedimiento y del flujo de documentos, la distribución de formas que es parecido al diagrama de procedimiento pero incluye pasos del procedimiento, el análisis de formas el cual determinar los datos que se registran en una forma para facilitar combinaciones y eliminaciones, la afluencia de trabajo que muestra la distribución de las estaciones de trabajo, también están los diagramas que muestran la organización de la empresa y en donde se pueden mejorar la asignación de funciones.

Existe un periodo de construcción, instalación, ejecución y seguimiento del nuevo sistema el cual se desarrolla de la siguiente manera:

• La construcción: es la etapa de este proceso en donde el analista empieza a construir el nuevo sistema, donde se empiezan a crear las gráficas de flujo, el diseño de formas, también se entrena al usuario en el uso de los nuevos métodos, sus características y ventajas, se realizan las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema.

• Instalación: Cuando ya el analista está satisfecho con los resultados en la prueba piloto se procede a la  instalación de los nuevos sistemas; produciendo manuales, reproducir formas, informes, registros, compra de equipos, organizar oficinas, crear archivos y registros.

• Ejecución: Luego de la instalación se realiza la  mediante método como; instantáneo o total, usado solo si el sistema anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas; no debe requerir la utilización de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilización del personal; y  los empleados deben estar convencidos del sistema, en paralelo o dual, utilizado cuando el sistema comprende procesos complejos, consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, con la finalidad de que el personar entienda  y ejecute los ajustes y modificaciones que se requieren y el parcial o por aproximaciones que consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones.

• Seguimiento: Luego de su ejecución se realiza un mediante métodos como la elaboración de cronogramas de revisión, los cuestionarios generales o específicos, las pruebas reales y buzones de sugerencia, con el fin de asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado.

Análisis de los Gráficos de Flujo

Los Gráficos de flujo o Flujogramas son representaciones gráficas que se realizan con elementos geométricos representando así una secuencia de un proceso permitiendo describir la secuencia y su interrogante de las fases de un procedimiento, utilizando símbolos con significados que representen una actividad que se realice en una empresa estas también representan los flujos de ejecución a través de flechas que enlazan los puntos de inicio y fin del proceso.

Estas representaciones se caracterizan por el uso permitiendo facilitar su empleo, el destino que ayuda a identificar las actividades, también poseen características de comprensión de interacción permitiendo el acercamiento entre otras características.

Preguntas:

1. ¿Para qué sirven los flujos de los procedimientos que se realizan en una empresa?
2. ¿Cuál es la importancia de la recolección de información y el análisis de datos para la toma de decisiones en las tareas de la empresa?